QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Hội nghị truyền hình trực tuyến xã Tân Xuân
ỦY BAN
NHÂN DÂN
XÃ TÂN
XUÂN
Số: 258
/QĐ-UBND
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do -
Hạnh phúc
|
QUYẾT
ĐỊNH
Ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng
Hội nghị
truyền hình trực tuyến xã Tân Xuân
ỦY BAN
NHÂN DÂN XÃ TÂN XUÂN
Căn cứ Luật tổ chức Chính quyền
địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm
2006.
Căn cứ Luật An toàn thông tin mạng ngày 19 tháng 11
năm 2015.
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm
2007 của Chính phủ, quy định về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động
của cơ quan nhà nước.
Căn cứ Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09 tháng 11
năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý,
điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước.
Căn cứ Quyết định số 4625/QĐ-UBND ngày 09 tháng
12 năm 2024 của UBND huyện Tân Kỳ về việc ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Hội
nghị trực tuyến xã Tân Xuân.
Theo đề nghị của Công chức Văn phòng HĐND-UBND, Công chức Văn hóa – xã hội.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản
lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến xã Tân Xuân.
Điều 2. Quyết định có hiệu lực kể từ
ngày ký.
Điều 3. Văn phòng HĐND – UBND; Công chức văn hóa – xã hội, các ban, ngành và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi
hành Quyết định này./.
Nơi
nhận:
- Phòng TT&TT (b/c);
- CT,
PCT UBND xã (b/c);
- Như điều 3;
-
Lưu: Vp.VHTT.
|
TM. ỦY
BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Phan Vũ Hùng
|
ỦY BAN NHÂN DÂN
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
|
QUY CHẾ
Quản lý, vận hành và sử dụng Hội nghị truyền hình
trực tuyến xã Tân Xuân
(Ban
hành kèm theo Quyết định số: 258/QĐ-UBND, ngày 13 /12/2024
Chương I
QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều
1. Phạm vi điều chỉnh
Quy
chế này quy định về việc quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống Hội nghị truyền
hình trực tuyến xã Tân Xuân.
Điều
2. Đối tượng áp dụng
Quy
chế được áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân trực tiếp quản
lý, vận hành, sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến xã Tân Xuân.
Điều
3. Giải thích từ ngữ
1.
Hội nghị truyền hình trực tuyến (sau đây viết tắt là HNTHTT) xã Tân Xuân: Là hội nghị sử dụng hệ thống các máy tính, thiết bị
(camera, màn hình ti vi, micro, loa, âm ly,…) và phần mềm trực tuyến (MEGA
V-MEETING) để kết nối giữa điểm cầu chính (UBND huyện) với các điểm cầu phụ (UBND các xã)
qua mạng viễn thông, cho phép người sử dụng tại các điểm cầu khác nhau có thể
trao đổi âm thanh, hình ảnh,... Các tín hiệu âm thanh và hình ảnh được truyền
trực tiếp trong cùng một thời điểm diễn ra hội nghị và không bị hạn chế trong
việc truyền đạt thông tin theo cả hai chiều.
2.
Điểm cầu chính: Là điểm cầu tại UBND huyện được sử dụng để đơn vị chủ trì điều
khiển cuộc họp và cho phép các điểm cầu phụ tham gia vào HNTHTT. Được lắp đặt
01 máy vi tính đấu nối với các thiết bị: 02 màn hình ti vi, loa, camera, hệ
thống âm ly - micro và được cài đặt phần mềm trực tuyến MEGA V-MEETING; 01
đường truyền Internet.
3.
Điểm cầu phụ: Là điểm cầu tại UBND các xã được lắp đặt 01 máy vi tính đấu nối
với các thiết bị: 01 màn hình ti vi, micro, loa, camera và được cài đặt phần
mềm trực tuyến MEGA V-MEETING; 01 đường truyền Internet.
4. Phòng họp trực tuyến: Là phòng họp được bố trí tại
các điểm cầu, đảm bảo các điều kiện về âm thanh, ánh sáng, thiết bị và đường
truyền để phục vụ tốt HNTHTT.
Chương II
CÁC
QUY ĐỊNH CỤ THỂ
Điều
4. Các trường hợp tổ chức HNTHTT
HNTHTT
được tổ chức khi UBND huyện và UBND các xã tổ chức các hội nghị, các buổi làm
việc, các cuộc họp, tập huấn, giao ban (gọi tắt là các cuộc họp).
Điều
5. Mục đích của việc sử dụng Hệ thống HNTHTT.
1. Hệ
thống HNTHTT huyện để phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của các cơ
quan quản lý nhà nước, bảo đảm thông tin được truyền đạt nhanh, chính xác, đến
nhiều thành phần tham dự; tiết kiệm chi phí, thời gian, góp phần đẩy mạnh cải
cách hành chính của huyện, xã.
2. Hệ
thống HNTHTT được sử dụng vào việc tổ chức các cuộc họp:
a)
Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện với Chủ tịch hoặc PCT UBND các xã.
b) Các
Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện với Chủ tịch hoặc PCT UBND các xã.
c)
Các phòng, ban, ngành thuộc UBND huyện với Chủ tịch hoặc PCT UBND các xã.
d) Các
đơn vị khối Đảng, đoàn thể.
Điều
6. Các yêu cầu cơ bản của HNTHTT.
1.
Phòng họp trực tuyến: Đảm bảo các điều kiện về âm thanh, ánh sáng, đường
truyền, nguồn điện và các trang thiết bị khác theo yêu cầu và tính chất của
từng cuộc họp cụ thể.
2.
Thiết bị họp trực tuyến: Gồm có các thiết bị
máy vinh tính, màn hình hiển thị (TV), camera và micro,… được tích hợp
sẵn để đảm bảo tương thích, ổn định, bảo đảm mọi vị trí trong phòng họp đều có
thể phát biểu và nghe rõ âm thanh phát ra từ hệ thống HNTHTT.
Điều
7. Nguyên tắc sử dụng HNTHTT.
1. Hệ
thống HNTHTT của xã được sử dụng theo yêu cầu của cơ quan chủ trì tổ chức
hội nghị; trước khi tổ chức HNTHTT, các cơ quan, đăng ký với Văn
phòng HĐND-UBND xã. Văn phòng HDND-UBND xã xin ý
kiến chấp thuận của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND xã. Sau đó trả lời cho các ngành đăng
ký lịch (nếu cuộc họp được chấp thuận).
2. Cơ quan được bố trí thiết bị HNTHTT không sử dụng, di chuyển
và cài đặt các thiết bị HNTHTT để phục vụ công việc khác không thuộc chức năng
của hệ thống hoặc sử dụng hệ thống không đúng với mục đích được quy định tại
Điều 5 Quy chế này. Đảm bảo an toàn thông tin cho hệ thống, giữ bí mật tài
khoản truy cập hệ thống. Mọi thông tin tiếp nhận và cung cấp trên hệ thống phải
đảm bảo nguyên tắc bảo mật thông tin và đúng với các quy định của Luật an toàn
thông tin mạng năm 2015.
3.
Đảm bảo điều kiện an toàn cho hệ thống, không để các vật dễ cháy nổ gần các
thiết bị của hệ thống; đảm bảo nhiệt độ, nguồn điện ổn định cho hệ thống khi
đang sử dụng.
4. Có
sổ nhật ký để ghi chép những thông tin kỹ thuật (tình trạng hoạt động của các
thiết bị, cách vận hành hệ thống và sửa chữa) tại các phiên họp HNTHTT và lưu
giữ làm tư liệu để quản lý, vận hành và phát triển hệ thống họp HNTHTT của xã.
5.
Cán bộ vận hành hệ thống HNTHTT phải được đào tạo, tập huấn vận hành sử dụng hệ
thống HNTHTT.
Điều
8. Quản lý hệ thống HNTHTT.
1.
Các cơ quan, đơn vị được bố trí hệ thống HNTHTT chịu trách nhiệm quản lý hệ
thống HNTHTT đảm bảo đúng nguyên tắc được quy định tại Điều 7 Quy chế này.
2.
Các thiết bị của hệ thống HNTHTT là tài sản của Nhà nước. Tài sản được đặt tại
cơ quan, đơn vị nào thì cơ quan, đơn vị đó tự chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng
đúng mục đích và thường xuyên bảo trì, bảo dưỡng, đầu tư mở rộng để hệ thống
sẵn sàng hoạt động khi có yêu cầu (kinh phí bão dưỡng, sửa chữa, thuê đường
truyền của Cơ quan UBND
xã chịu trách nhiệm).
Điều
9. Đăng ký và thông báo tổ chức HNTHTT
1. Cơ
quan, đơn vị chủ trì cuộc họp đăng ký lịch HNTHTT với Văn phòng HĐND-UBND xã trước 03 ngày làm việc để chuẩn bị các điều kiện kỹ
thuật phục vụ HNTHTT (nếu cuộc họp được chấp thuận).
2. Cơ
quan, đơn vị chủ trì cuộc họp được chấp thuận tổ chức HNTHTT thông tin cho Văn
phòng HĐND-UBND xã: Tên cơ quan, đơn vị chủ trì, nội dung và thành phần
tham dự HNTHTT (điểm cầu chính); Các cơ quan, đơn vị, thành phần dự họp (điểm
cầu phụ); thời gian họp chính thức; thời gian vận hành hệ thống trước HNTHTT. Cơ
quan, đơn vị chủ trì HNTHTT nếu có nhu trình chiếu slide, phát video,… trao đổi
với Văn phòng HĐND-UBND xã trước khi cuộc họp
diễn ra tối thiểu 01 (một) ngày làm việc.
3. Văn
phòng HĐND-UBND xã ra thông báo bằng văn bản (giấy mời) cho các đơn vị liên
quan.(đưa thêm nội dung: “thời gian test
hệ thống HNTHTT” trước 01 ngày làm việc).
4.
Trường hợp đột xuất, khẩn cấp như thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, theo chỉ đạo
của Thường trực Đảng ủy, Thường trực HĐND-UBND xã, Chủ tịch UBND xã, Phó Chủ tịch UBND xã, cơ quan
chủ trì thông báo cho Văn phòng HĐND-UBND và các đơn vị liên quan để chuẩn bị
điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.
Điều
10. Công tác chuẩn bị và vận hành hệ thống HNTHTT
1.
Thời gian vận hành hệ thống trước HNTHTT:
- Văn
phòng HDND-UBND xã: Tổ chức kiểm tra các thiết bị đầu cuối, đường
truyền, chất lượng âm thanh, hình ảnh và vận hành thử hệ thống trước 01 (một)
ngày tổ chức HNTHTT.
Cơ
quan chủ trì có trách nhiệm phối hợp với Văn phòng HDND-UBND xã để chuẩn bị hệ thống HNTHTT tại điểm cầu chính, vận
hành thử hệ thống trước khi HNTHTT chính thức.
2.
Vận hành hệ thống trong HNTHTT:
Tại
điểm cầu chính: Cán bộ kỹ thuật và vận hành hệ thống HNTHTT điều khiển camera,
hình ảnh, âm thanh, ánh sáng cho phù hợp trong thời gian họp; đồng thời phối
hợp với cán bộ vận hành tại các điểm cầu phụ khi có sự cố về đường truyền, tín
hiệu âm thanh, hình ảnh để kịp thời hỗ trợ, khắc phục sự cố trong thời gian
diễn ra cuộc họp.
b)
Tại các điểm cầu phụ, cán bộ vận hành hệ thống HNTHTT điều khiển camera, hình
ảnh, âm thanh, ánh sáng đảm bảo chất lượng phục vụ cuộc họp. Trong trường hợp
có sự cố xảy ra như mất kết nối, chất lượng âm thanh, hình ảnh chưa tốt, phải
thông báo ngay đến cán bộ kỹ thuật của điểm cầu chính để kịp thời phối hợp xử
lý.
Chương III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 11. Trách nhiệm của Văn phòng HĐND-UBND xã
1. Tiếp nhận thông báo tổ chức HNTHTT của Văn phòng
HĐND-UBND huyện; kiểm tra kỹ thuật và vận hành hệ thống HNTHTT khi được tổ chức;
hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị sử dụng hệ thống HNTHTT thực
hiện theo Quy chế này.
2. Hàng
năm rà soát hệ thống HNTHTT, tiếp nhận và tổng hợp các ý kiến phản ánh của các
cơ quan, đơn vị để nghiên cứu, đề xuất UBND xã các giải
pháp nâng cấp, mở rộng hệ thống; tập huấn, cập nhật kiến thức cho cán bộ vận
hành hệ thống HNTHTT; quản lý, vận hành, bảo dưỡng, bảo trì định kỳ hệ thống
HNTHTT.
3. Là
đơn vị trực tiếp quản lý, hỗ trợ, vận hành hệ thống xã Tân Xuân, thực hiện các nhiệm vụ sau:
a)
Quản lý, vận hành các thiết bị của hệ thống HNTHTT đặt tại Phòng họp 01, tầng 2
UBND xã; hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật cho ngành liên quan trong việc quản lý và sử dụng thiết bị HNTHTT theo
quy định của nhà nước.
b)
Phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan đảm bảo kỹ thuật HNTHTT an toàn,
chất lượng, hiệu quả; theo dõi, đánh giá, nhận xét quá trình kết nối trực tuyến
giữa các điểm cầu, kịp thời đề xuất những vấn đề còn vướng mắc.
c) Có
trách nhiệm phối hợp với các đơn vị liên quan chuẩn bị đảm bảo các điều kiện kỹ
thuật trước và trong cuộc họp HNTHTT; thiết lập các thông số kỹ thuật trên hệ
thống; phối hợp kiểm tra đảm bảo kết nối, cử cán bộ kỹ thuật túc trực xử lý sự
cố kỹ thuật.
Điều
12. Trách nhiệm của Công chức Văn hóa – xã hội.
Phối
hợp với Văn phòng HĐND-UBND xã và các đơn vị liên quan tiến hành hỗ
trợ, kiểm tra và vận hành hệ thống trước và trong thời gian tổ chức HNTHTT.
Điều
13. Trách nhiệm của Công chức Tài chính – Kế toán.
Tham
mưu UBND xã phân bổ kinh phí hàng năm đối với công tác quản lý,
vận hành và bảo trì, bảo dưỡng hệ thống HNTHTT của xã.
Điều
14. Điều khoản thi hành
1.
Các cơ quan, đơn vị trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ quyền hạn được giao có trách
nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này.
2.
Trong quá trình thực hiện có khó khăn, vướng mắc các cơ quan, đơn vị, tổ chức,
cá nhân phản ánh kịp thời về Văn phòng HĐND-UBND xã để tổng
hợp, báo cáo UBND xã xem xét quyết định điều chỉnh, bổ sung./.