QUY CHẾ

Quản lý, sử dụng hệ thống Quản lý văn bản và điều hành VNPT-IOffice
trên địa bàn xã Tân Xuân

(Ban hành kèm theo Quyết định số: 26 /QĐ-UBND ngày  29 tháng  11  năm 2024

của UBND xã Tân Xuân)

 

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định về quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Quản lý văn bản và điều hành trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn xã Tân Xuân (sau đây gọi chung là cơ quan, đơn vị).

2. Quy chế này được áp dụng đối với  Cán bộ, Công chức, Viên chức, người lao động (sau đây gọi tắt là Cán bộ, Công chức) tham gia quản lý, khai thác và sử dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành tại các cơ quan, đơn vị (sau đây gọi tắt là các cá nhân).

3. Quy chế này không áp dụng đối với việc gửi, nhận, quản lý, lưu trữ các loại văn bản thuộc chế độ mật theo quy định hiện hành.

Điều 2. Giải thích thuật ngữ

1. Văn bản điện tử: Là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu, theo thể thức định dạng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định, được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy.

2. Cơ sở dữ liệu: Là một hệ thống các thông tin có cấu trúc được lưu trữ tập trung trên máy tính thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với nhiều mục đích khác nhau.

3. Số hóa văn bản: Là quá trình chuyển đổi từ văn bản giấy sang văn bản điện tử và có thể lưu trên máy tính dưới dạng dữ liệu có cấu trúc và dữ liệu toàn văn.

4. Tài khoản: Là đối tượng đại diện cho các cá nhân tham gia vào Hệ thống bao gồm tên và mật khẩu đăng nhập. Sau khi đã đăng nhập, tài khoản đó có quyền quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu tùy thuộc vào mức độ phân quyền cho đến khi thoát khỏi Hệ thống. Các tài khoản được phân quyền và quản lý bởi người quản trị Hệ thống.

5. Quản trị Hệ thống: Là người quản trị cấu hình hệ thống đối với từng đơn vị, cụ thể: Thiết lập, quản trị và phân quyền sử dụng cho người dùng theo quy trình xử lý công việc, theo chức năng nhiệm vụ được đơn vị phân công; Định kỳ kiểm tra việc sử dụng của các tổ chức cá nhân được cấp tài khoản để tham mưa cho Lãnh đạo cơ quan trong việc đánh giá mức độ khai thác sử dụng của các chủ tài khoản hoặc đề xuất thu hồi các tài khoản sử dụng không hiệu quả.

Điều 3. Tên miền và tài khoản truy cập hệ thống quản lý văn bản và điều hành    

1. Tên miền chung để truy cập vào Hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPT-IOFFICE của các cơ quan đơn vị trên địa bàn xã là: ubndtanky.vnptioffice.vn

2. Định dạng tên tài khoản đăng nhập Hệ thống

- Định dạng tên tài khoản của cá nhân tham gia Hệ thống:

+ Trong đó, Tân Phú tên viết là: tanphu (Trường hợp Thị trấn viết tắt là:tttky)

là tên của người truy cập, viết đầy đủ, tiếng Việt không dấu;

là họ, đệm của người truy cập, trong đó “ho” lấy 01 chữ cái đầu, “dem” lấy 01 chữ cái đầu.

Ví dụ: Tên tài khoản đăng nhập của Nguyễn Văn B - xã Tân Xuân (sau khi truy cập vào địa chỉ ubndtanky.vnptioffice.vn) sẽ có dạng: tanxuan.anhnb

+ Trường hợp khi có nhiều người trong cơ quan trùng họ và tên, người quản trị Hệ thống của cơ quan sẽ thiết lập và thông báo cho người dùng biết tài khoản truy cập.

3. Mật khẩu của tài khoản

- Các cá nhân có trách nhiệm thay đổi mật khẩu tài khoản của mình khi đăng nhập sử dụng tài khoản lần đầu, thường xuyên thay đổi mật khẩu và có trách nhiệm bảo mật thông tin về mật khẩu riêng. Nêu tài khoản nào đăng nhập sai mật khẩu quá 05 lần hệ thống sẽ tự động khóa.

4. Tất cả các cá nhân được cấp tài khoản có thể đăng nhập hệ thống để sử dụng và khai thác thông tin trên hệ thống.

Điều 4. Nội dung thông tin của văn bản điện tử

1. Nội dung thông tin của văn bản điện tử bao gồm nội dung của văn bản điện tử đó với toàn bộ nội dung hồ sơ, tài liệu kèm theo và đầy đủ các đặc tính sau:

a) Số kí hiệu văn bản;

b) Ngày ban hành văn bản;

c) Trích yếu nội dung văn bản;

d) Độ khẩn;

đ) Loại văn bản;

e) File đính kèm;

g) Bên gửi, bên nhận;

h) Ngày gửi, ngày nhận;

i) Thông tin khác.

2. Thông tin về ý kiến chỉ đạo, xử lý của lãnh đạo các cơ quan và các cá nhân có liên quan trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.

Điều 5. Định dạng văn bản điện tử

1. Hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

a)  Đối với văn bản quy phạm pháp luật: Thực hiện theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ về việc quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Nghị định số 154/2020/NĐ-CP ngày 31/12/2020 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

b) Đối với văn bản hành chính thông thường: Thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

2. Nội dung văn bản điện tử sử dụng bộ mã các ký tự tiếng Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001.

3. Định dạng văn bản điện tử

a) Định dạng văn bản tiêu chuẩn, được ký số: *.pdf;

b) Định dạng các tài liệu là văn bản: *.txt, *.rtf, *.doc; *.docx, *.odt;

c) Định dạng các tài liệu là bảng tính: *.csv, *.xls, *.xlsx, *.ods;

d) Định dạng các các tài liệu chỉ đọc: *.pdf;

đ) Định dạng các tài liệu là đồ họa, đồ thị phục vụ quản lý chuyên ngành: *.jpeg.

4. Tất cả văn bản điện tử đi, đến đã được ký số theo quy định của pháp luật, được gửi, nhận thông qua hệ thống Quản lý văn bản và điều hành phải có nội dung trùng khớp với văn bản giấy đã được ký đóng dấu ban hành của các cơ quan gửi văn bản.

Điều 6. Các loại văn bản gửi, nhận dưới dạng điện tử

1. Tất cả các văn bản của các cơ quan được gửi, nhận hoàn toàn dưới dạng văn bản điện tử.

2. Các văn bản điện tử được gửi thêm bản giấy gồm:

a) Văn bản quy phạm pháp luật;

b) Văn bản, hồ sơ, tài liệu có quy định phải gửi bản giấy;

c) Các văn bản có liên quan đến công tác tài chính, nhân sự, khiếu nại tố cáo (không có tính chất MẬT) và các loại văn bản không ban hành hình thức điện tử theo quy định.

d) Các loại văn bản thuộc Khoản 1, Điều này nhưng bên gửi và bên nhận không có đủ điều kiện kỹ thuật cho phép để gửi nhận dưới dạng văn bản điện tử;

đ) Văn bản gửi cho cá nhân để thực hiện.

Điều 7. Nguyên tắc gửi, nhận văn bản điện tử

1. Việc gửi, nhận văn bản điện tử trong hoạt động các cơ quan phải theo những nguyên tắc sau đây:

a) Các cơ quan phải sử dụng phần mềm quản lý văn bản để gửi, nhận văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan và giữa các cơ quan với nhau thông qua trục liên thông nội tỉnh.

b) Văn bản điện tử đã được ký bằng chữ ký số theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như văn bản giấy thông thường.

c) Các cơ quan tham gia gửi, nhận văn bản điện tử phải thực hiện đúng nguyên tắc quy định tại Điều 5 của Luật Giao dịch điện tử và tuân theo các quy định khác của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, công nghệ thông tin, viễn thông, văn thư, lưu trữ.

d) Việc thiết lập hồ sơ giải quyết công việc của các cơ quan có văn bản đến phải được thực hiện trên cơ sở đầu vào văn bản đi của đơn vị phát hành. Văn bản đi thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành ngay trên môi trường mạng trong ngày đó hoặc chậm nhất là trong buổi sáng ngày làm việc kế tiếp. Khi nhận được văn bản đến, văn thư phải xử lý ngay trong ngày làm việc mà không phải chờ văn bản giấy; trường hợp văn bản thuộc loại khẩn, hỏa tốc phải được đặt chế độ ưu tiên, ghi rõ mức độ khẩn, hỏa tốc, gửi ngay sau khi đã ký số và phải được trình, chuyển giao xử lý ngay sau khi tiếp nhận.

đ) Tuân thủ các yêu cầu về an ninh, an toàn thông tin theo quy định của pháp luật.

2. Trường hợp văn bản quy phạm pháp luật khác có hiệu lực pháp lý cao hơn hoặc do UBND huyện ban hành có quy định khác về việc gửi, nhận văn bản điện tử thì áp dụng theo quy định của văn bản quy phạm pháp luật đó.

Điều 8. Yêu cầu gửi, nhận văn bản điện tử

1. Bảo đảm tính pháp lý, an toàn thông tin đối với văn bản điện tử khi được gửi, nhận trên môi trường mạng.

2. Thống nhất quy trình và phương thức gửi, nhận văn bản điện tử theo đúng quy định của pháp luật.

3. Tạo điều kiện cắt giảm chi phí, rút ngắn thời gian gửi, nhận, quản lý và lưu trữ các văn bản, tài liệu dạng bản giấy.

4. Thúc đẩy tính minh bạch, công khai và khả năng tiếp cận thông tin quản lý nhà nước cho tổ chức, cá nhân đáp ứng yêu cầu đẩy mạnh cải cách hành chính và phát triển Chính phủ điện tử.

Điều 9. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

1. Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, đơn vị theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.

2. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.

Điều 10. Quy định sử dụng chữ ký số

1. Văn bản luân chuyển trên phần mềm quản lý văn bản phải được tích hợp chữ ký số theo đúng các quy định tại Luật giao dịch điện tử và các văn bản liên quan nhằm đảm bảo tính an toàn, bảo mật, tin cậy, xác thực của dữ liệu.

2. Chữ ký số và chứng thư số chuyên dùng sử dụng trong hệ thống quản lý văn bản và điều hành do Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp.

3. Văn bản có chữ ký số hợp lệ phải có ít nhất một trong những chữ ký số sau:

a) Chữ ký số của cơ quan (hoặc thủ trưởng) cơ quan phát hành văn bản.

b) Chữ ký số của cán bộ soạn thảo văn bản.

c) Chữ ký số của cán bộ văn thư thực hiện phát hành văn bản.

4. Chữ ký số của người có thẩm quyền

Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.

5. Chữ ký số của cơ quan, tổ chức

a) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.

b) Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tệp với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo.

Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.

Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.

Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (Ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

c) Chữ ký số của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8 Mục IV Phần I Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

d)  Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên Phụ lục kèm theo văn bản chính

 Đối với Phụ lục cùng tệp tin văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên Phụ lục. Đối với Phụ lục không cùng tệp tin với văn bản, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên cùng tệp tin kèm theo, cụ thể:

Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của mỗi tệp tin.

Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.

Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày thăng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8061) được trình bày bằng phông chữ Time New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

e) Mẫu phụ lục văn bản hành chính điện tử quy định tại Phụ lục III của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.  

6. Văn bản khẩn

a) Việc cấp dấu chỉ mức độ khẩn được thực hiện bằng chức năng của phần mềm quản lý văn bản;

b) Người gửi văn bản khẩn có trách nhiệm xác nhận văn bản đã được gửi đến đúng người nhận và nơi nhận trong thời hạn quy định.

7. Định dạng văn bản điện tử được thực hiện theo quy định và hướng dẫn của Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01/04/2016 của Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản điều hành (QCVN 102:2016/BTTTT) và các văn bản khác có liên quan.

Điều 11. Bản sao định dạng điện tử

1. Hình thức sao

“SAO Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”.

2. Tiêu chuẩn của văn bản số hóa

a) Định dạng portable Document Fomat (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên.

b) Ảnh màu.

c) Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi.

d) Tỷ lệ số hóa: 100%.

3. Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên bản sao định dạng điện tử

Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản, trình bày tại ô số 14 Mục IV Phần I Phụ lục I của Nghị định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

Hình ảnh, chữ ký số của cơ quan tổ chức: Không hiển thị.

Thông tin: Hình thức sao; tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8061) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

4. Mẫu bản sao sang định dạnh điện tử quy định tại Phụ lục III của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

Điều 12. Giá trị pháp lý của bản sao định dạng điện tử

Bản sao định dạng điện tử được thực hiện theo đúng quy định tại Quy chế này có giá trị pháp lý như bản chính.

 

Chương II

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TRÊN HỆ THỐNG

 

Điều 13. Trình tự quản lý văn bản đến

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.

2. Trình, chuyển giao văn bản đến.

3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Điều 14. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1. Đối với văn bản giấy

Sau khi tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến. Văn thư có trách nhiệm quét (scan) văn bản giấy, ký số cơ quan (theo thể thức bản sao) và thực hiện đăng ký vào hệ thống.

2. Đối với văn bản điện tử

a) Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên hệ thống.

b) Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại điểm a khoản này hoặc gửi sai nơi nhận thì cơ quan, tổ chức nhận văn bản phải trả lại cho cơ quan tổ chức gửi văn bản trên hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.

c) Cơ quan, tổ chức nhận văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày cho cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của hệ thống.

3. Việc đăng ký vào hệ thống, Văn thư cập nhật các thông tin (số đến, số ký hiệu văn bản, ngày đến, ngày ban hành, trích yếu, file văn bản, người ký văn bản, lãnh đạo phê duyệt, cấp độ, độ mật,…) và chuyển cho người có thẩm quyền xử lý văn bản thông qua chức năng của phần mềm quản lý văn bản.

Điều 15. Trình, chuyển giao văn bản đến

a) Trình, chuyển giao văn bản đến thực hiện theo quy định tại Khoản 4, Điều 23 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ:

Văn thư cơ quan trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên hệ thống.

Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên hệ thống và cập nhật vào hệ thống các thông tin: đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo; trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.

Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền phải xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp.

b) Đối với UBNDxã:

Văn phòng cơ quan trình văn bản điện tử đến CT.UBND xã. Trên cơ sở ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch UBND xã, Văn phòng HĐND - UBND xã ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên hệ thống và cập nhật vào hệ thống các thông tin: đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo; trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.

Trong trường hợp cần thiết, Chủ tịch UBND xã giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.

Điều 16. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến

1. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến và giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến trên hệ thống.

2. Khi được nhận văn bản đến trên hệ thống, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn quy định tại quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được giải quyết ngay.

3. Cá nhân trực tiếp xử lý văn bản đến phải cập nhật quá trình xử lý văn bản thông qua các trạng thái: đang xử lý, đã hoàn tất; lưu văn bản vào hồ sơ công việc để theo dõi thực hiện. Trong trường hợp văn bản đến cần phải xử lý, trả lời hoặc soạn thảo ban hành văn bản mới thì tiến hành thực hiện theo khoản 1, Điều 17 Quy chế này.

Chương III

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TRÊN HỆ THỐNG

 

Điều 17. Dự thảo văn bản đi, trình lãnh đạo phê duyệt

1. Cán bộ dự thảo văn bản đi và trình lãnh đạo phê duyệt

a) Cán độ được giao nhiệm vụ chủ trì tham mưu văn bản chỉ đạo hoặc trả lời văn bản đến, soạn thảo văn bản trên máy tính; thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản được quy định tại Điều 4 của Quy chế này.

b) Sau khi hoàn tất việc soạn thảo văn bản. Cán bộ sử dụng chức năng “Dự thảo văn bản đi” hoặc “Dự thảo văn bản” của văn bản đến và cập nhật các thông tin của văn bản đi trên hệ thống gồm: loại văn bản, trích yếu, loại văn bản, file văn bản, người ký văn bản; sau đó chọn chức năng “Chuyển lãnh phê duyệt” để chuyển bản thảo đến lãnh đạo đơn vị để trình duyệt văn bản. Cần đính kèm các văn bản có liên quan hoặc file đính kèm văn bản ở mục “Chọn văn bản có liên quan” để lãnh đạo được biết và tham khảo.

c) Trong trường hợp dự thảo đã chuyển nhầm đến Lãnh đạo hoặc chuyên viên khác và chưa xử lý văn bản đó, cán bộ soạn thảo có thể sử dụng công cụ thu hồi để chuyển lại.

Điều 18. Phê duyệt của người có thẩm quyền

1. Đối với văn bản tham mưu cho UBNDxã.

a) Sau khi cán bộ dự thảo và trình lãnh đạo phê duyệt. Lãnh đạo đơn vị vào chức năng “Duyệt văn bản đến”, kiểm tra nội dung văn bản trình ký, nếu đồng ý nội dung văn bản, lãnh đạo “Ký số tại vị trí ký nháy văn bản”; chuyển Lãnh đạo Văn phòng HĐND-UBND huyện. Nếu không đồng ý, chuyển trả văn bản lại chuyên viên dự thảo văn bản và ghi rõ nội dung yêu cầu chỉnh sửa văn bản đó. 

b) Sau khi tiếp nhận văn bản từ Lãnh đạo các đơn vị khác, Lãnh đạo Văn phòng HĐND-UBND xã thực hiện Phê duyệt văn bản đến, kiểm tra thể thức các nội dung liên quan theo đúng quy định và chức năng. Nếu đồng ý, “Ký số tại vị trí ký nháy văn bản” và chuyển Lãnh đạo xã phê duyệt. Nếu không đồng ý phê duyệt,  Văn phòng HĐND-UBND chuyển trả văn bản lại đúng ngành đã trình văn bản đó và ghi rõ nội dung yêu cầu chỉnh sửa văn bản theo đúng quy định.

c) Sau khi  Văn phòng HĐND - UBND xã phê duyệt văn bản và chuyển đến Lãnh đạo UBND xã. Lãnh đạo UBND xã vào chức năng “Duyệt văn bản đến”, kiểm tra nội dung văn bản trình ký, nếu đồng ý nội dung văn bản, lãnh đạo “Ký số tại vị trí ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản trên văn bản giấy” và chuyển Văn phòng UBND xã ban hành văn bản theo đúng quy định. Nếu không đồng ý, chuyển trả văn bản lại lãnh đạo phòng tham mưu văn bản đó và có nội dung chỉ đạo chỉnh sửa nội dung văn bản.

2. Đối với văn bản thuộc thẩm quyền của các ban ngành Đoàn thể thuộc UBND xã, các ngành UBND xã.

Sau khi Công chức dự thảo văn đi trình Lãnh đạo đơn vị phê duyệt, Lãnh đạo đơn vị vào chức năng “Duyệt văn bản đến”, kiểm tra nội dung văn bản trình ký, nếu đồng ý nội dung văn bản, lãnh đạo “Ký số tại vị trí ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản trên văn bản giấy”; chuyển Văn thư đơn vị ban hành theo đúng quy định. Nếu không đồng ý, chuyển trả văn bản lại công chức dự thảo văn bản và ghi rõ nội dung yêu cầu chỉnh sửa văn bản đó hoặc lãnh đạo có thể chỉnh sửa trực tiếp trên hệ thống.

3. Hình thức chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản thực hiện theo Khoản 4 Điều 10 của Quy chế này.

Điều 19. Ban hành, phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

1. Ban hành văn bản điện tử

a) Người có thẩm quyền ký ban hành văn bản ký số trên văn bản điện tử theo quy định tại Khoản 4 Điều 10 Quy chế này.

b) Sau khi lãnh đạo cơ quan, đơn vị phê duyệt, ký số văn bản đi và chuyển đến văn thư cơ quan, đơn vị trên hệ thống. Văn thư cơ quan, đơn vị vào chức năng “Chờ phát hành” tại chuyên mục “Văn bản đi” và cập nhật trên hệ thống các thông tin: Số đi, số ký hiệu văn bản, ngày ban hành, người ký văn bản, người duyệt văn bản, cơ quan ban hành,… Sau đó tiến hành ký số cơ quan, đơn vị và phát hành văn bản điện tử trên hệ thống bằng cách vào chức năng “Phát hành” để chuyển văn bản đến các cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên quan trên hệ thống.

c) Ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử được thực hiện theo Khoản 5 Điều 10 của Quy chế này.

d) Ký số cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử trên hệ thống bằng cách chọn chức năng “Ký CA”; đối với ký số phụ lục chọn chức năng “Ký phụ lục”; đối với ký số sao y chọn chức năng “Ký sao y”.

2. Phát hành văn bản từ văn bản giấy

a) Trong trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan thực hiện sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử bằng cách số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan tổ chức trên hệ thống.

b) Số hóa và Ký số sao y của cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định tại Điều 11 của Quy chế này

Văn thư số hóa văn bản giấy. Sau đó chọn chức năng “Đăng ký văn bản đi” và điền các thông tin trên hệ thống: Loại chỉ đạo, trích yếu, lĩnh vực văn bản, loại văn bản, cấp độ, độ mật, file văn bản, văn bản liên quan, số đi, số ký hiệu, số ký hiệu, cơ quan ban hành, phòng ban soạn thảo, cán bộ soạn thảo, người ký văn bản. Tiếp theo ký số sao y văn bản đã được số hóa từ văn bản giấy. Sau đó chọn chức năng “Phát hành” để chuyển văn bản đến các cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên quan trên hệ thống.    

3. Việc phát hành văn bản đi phải theo quy định tại Điều 5, Điều 6, Điều 7, Điều 8 của Quy chế này.

4. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

5. Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.

Chương IV

KHAI THÁC CÁC TÍNH NĂNG KHÁC TRÊN HỆ THỐNG

 

Điều 20. Các chức năng khác của hệ thống

1. Văn bản nội bộ

Là những văn bản trong phạm vi nội bộ cơ quan để trao đổi thông tin, không phát hành ra bên ngoài. Chức năng này được khai thác để trao đổi thông tin giữa các Chuyên viên, giữa các đơn vị trong nội bộ cơ quan nhằm hoàn thiện dự thảo văn bản trước khi phát hành văn bản ra bên ngoài.

2. Thông tin điều hành

Chức năng này dùng để trao đổi thông tin nội bộ cơ quan, chỉ đạo - điều hành của Lãnh đạo hoặc gửi/nhận văn bản nội bộ một cách nhanh chóng, góp phần tiết kiệm văn phòng phẩm.

3. Lịch công tác, quản lý họp

Bao gồm đăng ký, xem lịch công tác, lịch họp của cá nhân, Lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Lãnh đạo đơn vị hoặc người được lãnh đạo đơn vị ủy quyền là người chịu trách nhiệm đăng ký lịch công tác hằng ngày, hằng tuần của đơn vị trên hệ thống.

4. Tin nhắn

Chức năng này cho phép người dùng gửi tin nhắn SMS cho các cá nhân khác trong cùng một cơ quan; chỉ một số cá nhân có thẩm quyền mới được cấp quyền sử dụng tính năng nhắn tin phục vụ công việc, không được sử dụng tính năng này cho mục đích ngoài công việc (Lưu ý số điện thoại các cá nhận phải đăng ký sử dụng tính năng này trên hệ thống).

 

 

Chương V

QUẢN LÝ, DUY TRÌ PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN

 

Điều 21. Trách nhiệm cập nhật, luân chuyển thông tin trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành tại các đơn vị

1. Tất cả các cán bộ thuộc các đơn vị được phân công tham gia vào quy trình xử lý văn bản đến, đi tại đơn vị đều được cấp một tài khoản (account) để truy cập phần mềm quản lý văn bản của đơn vị mình, được cấp tài liệu và hướng dẫn sử dụng, có trách nhiệm xử lý văn bản đến và cập nhật những thông tin do mình xử lý; cập nhật các thông tin cá nhân trên hệ thống.

2. Trong trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật dẫn tới phần mềm quản lý văn bản nhưng hoạt động, người có trách nhiệm cập nhật thông tin nêu tại Khoản 1 Điều này tạm thời ghi nhận việc xử lý bằng các phương tiện khác (ghi nhận bằng giấy tờ hoặc trên tệp văn bản,…) và tiếp tục cập nhật các thông tin đã xử lý ngay sau khi sự cố kỹ thuật đã được khắc phục.

Điều 22. Trách nhiệm của cấp lãnh đạo đơn vị (Thủ trưởng, phó thủ trưởng) và lãnh đạo các phòng, ban (trưởng, phó phòng ban)

1. Thường xuyên truy cập, theo dõi phần mềm quản lý văn bản của đơn vị mình để nhận biết thông tin về tiến độ xử lý văn bản của các phòng ban trong cơ quan, kịp thời đôn đốc xử lý các văn bản đến tồn đọng hay quá hạn (nếu có).

2. Lãnh đạo đơn vị sử dụng chức năng của phần mềm quản lý văn bản để chuyển văn bản đến các cá nhân hay phòng ban xử lý; Cho phép phát hành văn bản đi cũng như ký chữ ký số cho các văn bản phát hành.

3. Trường hợp phát hiện văn bản, hồ sơ xử lý quá hạn, lãnh đạo đơn vị phải kịp thời chỉ đạo, đôn đốc các bộ phận liên quan xử lý khắc phục.

4. Lãnh đạo đơn vị có thể ủy quyền cho cán bộ trong cơ quan thay mình thực hiện: phân công xử lý văn bản; giám sát việc xử lý văn bản trong đơn vị; Cho phép phát hành văn bản đi cũng như ký chữ ký số cho văn bản phát hành.

Điều 23. Trách nhiệm của cán bộ xử lý văn bản

1. Tiếp nhận văn bản đến trên phần mềm quản lý văn bản

Cán bộ trực tiếp xử lý văn bản phải cập nhật các thông tin xử lý văn bản và hồ sơ công việc do mình thụ lý vào phần mềm quản lý văn bản của đơn vị mình để các thông tin về xử lý văn bản được quản lý đầy đủ trong cơ sở dữ liệu.

2. Xử lý văn bản đến

Khi nhận được văn bản đến trên phần mềm quản lý văn bản do Văn thư hoặc lãnh đạo các cấp chuyển đến, cán bộ phải mở xem nội dung văn bản. Tùy theo nội dung văn bản chuyển đến và thẩm quyền của mình để lựa chọn hình thức xử lý: Soạn (dự thảo) văn bản đi trả lời, Lưu văn bản, báo cáo kết quả hoặc chuyển cho cán bộ khác xử lý.

3. Xử lý văn bản đi

Khi có nhu cầu soạn văn bản đi, cán bộ tiến hành dự thảo văn bản trên phần mềm soạn thảo văn bản rồi lưu trên máy tính. Cán bộ sử dụng chức năng soạn (dự thảo) văn bản đi của phần mềm quản lý văn bản để cập nhật dữ liệu về văn bản đi. Yêu cầu phải nhập đầy đủ các thông tin cho văn bản đi gồm: Loại văn bản, Lĩnh vực, trích yếu, người ký văn bản, nơi nhận, file đính kèm, ký số (nếu có). Sau khi soạn văn bản đi xong, tùy tính chất, nội dung văn bản và thẩm quyền có thể thực hiện trình văn bản đến các cấp lãnh đạo cao hơn hoặc chuyển văn thư phát hành văn bản.

Điều 24. Trách nhiệm của người sử dụng phần mềm quản lý văn bản

1. Trong giờ làm việc hành chính tại đơn vị bắt buộc phải sử dụng phần mềm quản lý văn bản để giải quyết công việc.

2. Tần suất kiểm tra và sử dụng phần mềm:

a) Đối với lãnh đạo đơn vị (hoặc người được ủy quyền), lãnh đạo phòng ban phải kiểm tra phần mềm quản lý văn bản mỗi ngày vào đầu buổi sáng và đầu buổi chiều;

b) Đối với cán bộ phải thường xuyên kiểm tra phần mềm quản lý văn bản để xử lý kịp thời công văn đến.

3. Các cán bộ thuộc các đơn vị triển khai phần mềm quản lý văn bản được cấp tài khoản đăng nhập vào hệ thống phải có trách nhiệm:

a) Bảo vệ mật khẩu sử dụng phần mềm;

b) Quản lý và lưu trữ các văn bản của cá nhân;

c) Chịu trách nhiệm về xử lý văn bản, nội dung thông tin của mình gửi lên mạng;

d) Không truy nhập vào tài khoản của người khác và không cung cấp tài khoản của mình cho người khác để cập nhật văn bản, xử lý văn bản;

đ) Thường xuyên kiểm tra phần mềm để xử lý văn bản được phân công;

e) Khi gặp sự cố phải thông báo cho cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin của đơn vị mình để hướng dẫn và xử lý kịp thời.

Điều 25. Trách nhiệm của cá nhân liên quan khác

1. Lãnh đạo các phòng ban của đơn vị phải thường xuyên tham gia sử dụng và nhắc nhở, đốc thúc cán bộ của phòng ban thực hiện đúng quy chế này cùng các quy định khác của cơ quan có liên quan.

2. Cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin của đơn vị phải hướng dẫn, hỗ trợ kỹ thuật cho cán bộ tại đơn vị sử dụng phần mềm quản lý văn bản. Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông thường xuyên rà soát, cập nhật các chức năng của phần mềm nhằm bảo đảm:

a) Các chức năng luôn đầy đủ, phù hợp với quy định của Chính phủ, hướng dẫn của các bộ, ngành có liên quan và quy chế này;

b) Chỉnh sửa các chức năng chưa đáp ứng để hoàn thiện hệ thống;

c) Chỉnh sửa các lỗi phát sinh của hệ thống.

3. Cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin phải báo cáo lãnh đạo cơ quan và thông báo ngay cho Sở Thông tin và Truyền thông khi phát hiện lỗi phần mềm.

Điều 26. Ủy quyền và xử lý khi có sự thay đổi đơn vị công tác

1. Phần mềm quản lý văn bản của từng đơn vị do các thủ trưởng của đơn vị quản lý và có thể ủy quyền, phân công cho các cá nhân khác quản lý thay.

2. Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được thủ trưởng ủy quyền) phải kiểm tra phần mềm quản lý văn bản hàng ngày để kịp thời phát hiện các văn bản quá hạn.

3. Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được thủ trưởng ủy quyền) chịu trách nhiệm về nội dung thông tin mà phần mềm quản lý văn bản của đơn vị mình đã gửi ra ngoài.

4. Người được ủy quyền không được cung cấp mật khẩu hoặc để lộ mật khẩu đăng nhập vào phần mềm cho các đơn vị khác hay các cá nhân khác làm ảnh hưởng đến quá trình xử lý văn bản.

5. Khi có sự luân chuyển công tác, cán bộ phải bàn giao tài khoản, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu liên quan đến việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản cho cơ quan. Đối với cán bộ chưa có tài khoản liên hệ Công chức Văn hóa - xã hội để được hướng dẫn.

Chương VI

ĐIỀU KIỆN ĐẢM BẢO

 

Điều 27. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật

1. Các cơ quan có trách nhiệm chuẩn bị điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử được thông suốt, an toàn, phù hợp với quy định của pháp luật về công nghệ thông tin, viễn thông và lưu trữ.

2. Các điều kiện tối thiểu về hạ tầng công nghệ thông tin các đơn vị phải đảm bảo gồm: máy tính cá nhân, mạng nội bộ (LAN) có kết nối Internet, chứng thư số do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp cho: tập thể (con dấu cơ quan) và lãnh đạo đơn vị.

Điều 28. Bảo đảm an toàn thông tin

1. Sử dụng giao thức an toàn khi gửi, nhận văn bản điện tử trên trục liên thông nội tỉnh.

2. Thực hiện quét và kiểm tra, diệt virus, mã độc cho văn bản điện tử trước khi phát hành; bảo đảm văn bản điện tử an toàn, không bị lây nhiễm virus hoặc bị nhúng mã độc.

3. Có biện pháp tăng cường đảm bảo an toàn thông tin mạng đối với phần mềm quản lý văn bản. Bảo đảm an toàn tài khoản người dùng phần mềm. Chỉ truy cập vào phần mềm quản lý văn bản trên máy tính tại cơ quan hoặc các thiết bị cá nhân (máy tính, thiết bị cầm tay thông minh, điện thoại di động,…) đã được kiểm tra an toàn thông tin. Hạn chế tối đa việc truy cập vào phần mềm trên các máy tính công cộng hoặc thiết bị của người ngoài cơ quan.

4. Thông báo ngay cho Công chức Văn hóa - xã hội trong trường hợp xảy ra sự cố an toàn thông tin đối với phần mềm quản lý văn bản của đơn vị mình hoặc liên quan đến kết nối, liên thông với trục liên thông nội xã, huyện, tỉnh.

Chương VII

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 29. Công chức Văn hóa - xã hội.

1. Chịu trách nhiệm chỉ đạo triển khai, phối hợp phòng Văn hóa và Thông tin tổ chức thực hiện Quy chế này; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở cán bộ công chức sử dụng hệ thống quản lý văn bản.

2. Chủ trì phối hợp với đơn vị cung cấp dịch vụ xử lý, khắc phục các sự cố về kỹ thuật và đảm bảo an toàn thông tin trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPT-IOffice; trục liên thông nội tỉnh kết nối với trục liên thông Quốc gia (không bao gồm nội dung xử lý lỗi khi truyền nhận văn bản qua trục liên thông nội tỉnh và hỗ trợ xử lý lỗi do hệ thống mạng tại các đơn vị).

4. Tiến hành kiểm tra, đề nghị nâng cấp số lượng người dùng và duy trì hệ thống thường xuyên của các ngành sử dụng hệ thống

5. Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho các cá nhân sử dụng hệ thống.

6. Thực hiện báo cáo hiện trạng và tình hình hoạt động gửi, nhận văn bản điện tử của các cơ quan theo quy định.

Điều 30. Văn phòng HĐND – UBND xã.

Hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày và lưu trữ văn bản điện tử theo quy định hiện hành.

Đưa tiêu chí triển khai gửi, nhận văn bản điện tử qua hệ thống quản lý và điều hành văn bản là một trong các tiêu chí đánh giá chỉ số cải cách hành chính và thi đua khen thưởng của các đơn vị sử dụng hệ thống hàng năm.

 Theo dõi, giám sát công tác đảm bảo bị mật nhà nước trong quá trình sử dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPT - IOffice của các ban ngành Đoàn thể.

 

Điều 31. Các Ban ngành Đoàn thể, cac tổ chức cá nhân thuộc Cơ quan UBND xã.

1. Các Ban, ngành, Đoàn thể, cac tổ chức cá nhân có kế hoạch triển khai thực hiện và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND xã về kết quả thực hiện quy chế này tại cơ quan. Kịp thời báo cáo Chủ tịch UBND xã chỉ đạo giải quyết những khó khăn, vướng mắc trong quá trình tổ chức thực hiện.

2. Thực hiện các giải pháp, biện pháp đảm bảo an toàn, an ninh thông tin trong việc gửi, nhận văn bản điện tử.

3. Tùy vào điều kiện thực tế của cơ quan có thể chỉnh sửa bổ sung quy chế, quy trình xử lý văn bản đảm bảo theo quy định.

Điều 32. Khen thưởng và kỷ luật

1. Các ban ngành, Đoàn thể, các tổ chức cá nhân có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc Quy chế này, việc thực hiện tốt các quy định của Quy chế này là một tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của công chức, viên chức và bình xét thi đua, khen thưởng hàng năm.

2. Nếu vi phạm các quy định tại Quy chế này sẽ bị xử lý theo quy định, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm.

Điều 33. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc và cần sửa đối, bố sung Quy chế này, các cơ quan và cá nhân kịp thời phản ánh về UBND xã qua Công chức Văn hóa - xã hội để tổng hợp, báo cáo đề xuất UBND xã xem xét, quyết định./.

 

Nơi nhận:            - Phòng VHTT (b/c);           - Chủ tịch, PCT UBND xã (b/c);           - Các ban ngành đoàn thể (T/h);           - Công chức VH-XH;           - Công chức VP-TK;  - Lưu Vp, VHTT.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH             Đặng Trọng Toản